(Hoe) krijg jij alles af?

(Hoe) krijg jij alles af?

Het gros van de nieuwe technologieën heeft tot doel het leven gemakkelijker te maken en tijd te besparen, maar in werkelijkheid hebben we het alleen maar drukker gekregen. Logisch, want als je – zoals pakweg veertig jaar geleden – een hele brief moet uittikken, deze in een envelop moet doen, het geheel dient te adresseren en frankeren, om vervolgens het antwoord te moeten afwachten (wat gerust een aantal dagen kan duren), dan denk je bij minder belangrijke zaken eerder: Weet je wat? Laat maar.

Gevolg van de snelle communicatie en het eenvoudig delen van informatie is dat tegenwoordig niemand meer ‘laat maar’ denkt: we worden iedere dag bestookt met mails, apps en allerlei andere berichtgeving die tot actie manen. En dan willen we ook nog eens veel meer dan vroeger, opgezweept door sociale en andere media.

Hoe krijg je het allemaal ingepast in die vierentwintig uur? Sommige mensen kiezen ervoor (structureel) minder te slapen. Iedere keer geloof ik mijn oren niet als ik mensen dit hoor zeggen, want hoe kun je nu bezuinigen op het zelf herstellend vermogen van lichaam en geest? Het is alsof je je beste kracht ontslaat.

Laat wat ballen vallen! roepen anderen. Maar welke dan? De meeste ballen houden we noodgedwongen in de lucht en de andere willen we graag hooghouden, omdat ze ons plezier of voldoening geven. Ik ken geen mensen die vruchteloze ballen in de lucht houden of ballen waar ze geen bal aan vinden.

Maar met zoveel te doen in zo weinig tijd, wat zijn dan nog de opties? Mijn suggestie is: tomaten eten.

Ik doel daarmee nu eens niet op mindfulness en bewuste voeding, maar op de Pomodorotechniek, een timemanagement tool uit de jaren tachtig. Wellicht ben je ermee bekend: volgens grondlegger Francesco Cirillo zijn mensen het meest productief als ze in parten van vijfentwintig minuten (pomodoro’s) geconcentreerd aan een taak werken, waarbij tussen de parten steeds een korte pauze van vijf minuten wordt genomen en na ieder blok van vier pomodoro’s een grotere pauze van vijftien tot dertig minuten. Cirillo gebruikte voor het timen een kookwekker in de vorm van een tomaat (‘pomodoro’ in het Italiaans), vandaar de terminologie.

 

Waarom is deze techniek, ontwikkeld in een andere tijd met andere waarden, nu juist aan te raden?

Dat heeft te maken met de veranderende maatschappij en de daarmee gepaard gaande uitdagingen. Een alom gedeelde zorg is bijvoorbeeld dat we zo snel afgeleid zijn; dat komt door een andere onrustbarende  ontwikkeling dat we altijd overal en bereikbaar (willen) zijn en daardoor meer prikkels krijgen dan goed voor ons is. Met de Pomodorotechniek vang je twee vliegen in een klap: de kans dat je verveeld, dan wel overgestimuleerd raakt smoor je in de kiem door afwisselend te singletasken.

Een ander voordeel is dat je met de Pomodorotechniek iets kunt afstrepen zonder dat het per se klaar hoeft te zijn. Door iets ‘af’ te willen maken leggen we de lat vooraf vaak te hoog, wat uitstelgedrag in de hand werkt. Door jezelf af te rekenen op de tijd en aandacht die je besteed aan een bepaalde taak, in plaats van op het resultaat, voorkom je dat je leegloopt en jezelf frustreert. Met name taken die een zekere mate van creativiteit vereisen, en dat zijn er steeds meer, hebben baat bij onverdeelde aandacht, maar ook bij het even laten liggen en het weer bekijken met een frisse blik.

En last but not least, doordat we vaker thuiswerken, lopen werk en privé door elkaar heen. Aanvankelijk zagen werkgevers en werknemers dit als een nadeel, maar met de structuur van de Pomodorotechniek hoeven kwaliteit en productiviteit niet in het gedrang te komen, zolang je maar bewust kiest en plant.

Sterker nog, als je ‘s ochtends vroeg direct begint met gedisciplineerd pomodoro’s verorberen, dan ben je waarschijnlijk eerder klaar dan je denkt.

Wat niet wil zeggen dat alles ‘af’ is, maar dat is ook niet nodig.

In deze complexe maatschappij is ‘making progress’ het nieuwe ‘getting things done’.

Linda van den Driessche

Assessmentpsycholoog & auteur van managementboek Kracht voor Tien

 

1 Reactie

  1. Arjen 3 jaar geleden

    Ik vind het een mooi, helder en praktisch uitvoerbaar en herkenbaar artikel. Dankjewel!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*